Online
kurzusok

Részletes elméleti és gyakorlati útmutató a gépi hivatali kapu alkalmazásához

A digitális megoldások egyre nagyobb teret hódítanak a közigazgatásban: önkormányzatok, egészségügyi, oktatási, kulturális intézmények, az igazságszolgáltatás szervei, kormányzati háttérintézmények és hatóságok tömegesen teszik elektronikussá munkafolyamataikat. Ezt a törvényi előírások is ösztönzik: a 10 éve létező hivatali kapu (HKP) használata a 2018-ban bekövetkezett jogszabályi változásoknak köszönhetően rohamosan terjed.

A közhivatali e-ügyintézésben ma már megkerülhetetlen a hivatali kapu használata. Ez a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (SZEÜSZ) adja azt a digitális tartományt, amelyen keresztül a különböző hivatalok hitelesen fogadhatnak elektronikus üzeneteket, illetve saját elektronikus üzeneteiket a hitelesen azonosított ügyfelekhez juttathatják el. Mivel az állampolgároknak joguk van az elektronikus kapcsolattartáshoz, a gazdálkodó szervezetek pedig egyenesen kötelezettek erre, nem lehet nélkülözni a HKP-s elektronikus csatornákat. Számos előnye is van a NISZ Zrt. által nyújtott állami szolgáltatásnak. A legfőbb ezek közül, hogy megkönnyíti a kapcsolattartást.

A Tanúsított iratkezelés e-learning tanfolyamán megkapja azt az elméleti és gyakorlati útmutatást, amivel kiaknázhatja a hivatali kapuban rejlő e-ügyintézési lehetőségeket.

Miért nem elegendő az e-mail-es kapcsolattartás a közhivatali ügyintézésben?

Az e-mail kommunikáció nem elég biztonságos, technikailag pedig kevés ahhoz, hogy egy ügyintézés során joghatást kiváltó lépésként elfogadható legyen. Ezzel szemben a hivatali kapun keresztül a kommunikáció védett csatornán, bizonylatoltan történik, így a későbbi letagadhatóság kizárt. Tudta, hogy:

• A közigazgatási szervek több hivatali kapuval is rendelkezhetnek, hogy csoportosíthassák az ügyeket azok típusa vagy éppen a saját szervezeti felépítésük szerint.
• A hivatali kapu szolgáltatást a NISZ Zrt. ingyenesen biztosítja az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknek.
• A hivatali kapuhoz kétféleképpen lehet csatlakozni: alapesetben az ügyintézők egy internetes böngésző segítségével is elérhetik a szolgáltatást.
• Gépi interfészes csatlakozással további e-ügyintézési lehetőségek nyílnak meg a felhasználók előtt.

Kurzus megrendelése

A Tanúsított iratkezelés e-learning kurzusán kiképezzük a gépi interfészes kapcsolat beállítására, hogy ne maradjon le ezekről a lehetőségekről.

Nem túlzás azt állítani, hogy a hivatali kapuhoz történő gépi interfészes csatlakozás új szintre emeli a közigazgatási e-ügyintézést. Az ügykezelésbe ilyenkor belépő fejlett iratkezelő rendszer rengeteg funkcióval segíti az időrabló munkafolyamatok automatizálását. Óriási adat- illetve dokumentumhalmazok válnak egyszerűen kezelhetővé. Az üzenetek nagy részének tömeges fogadása és küldése emberi beavatkozás nélkül történhet úgy, hogy a kapcsolódó sziszifuszi adminisztrációs illetve ellenőrzési feladatokat is elvégzi az iratkezelő rendszer.

• Letölti a hivatali kapuról a küldeményeket - akár tömegesen is -, majd érkezteti, iktatja, és a megfelelő szabályok beállításával ügyintézőre szignálja azokat.
• A beérkező elektronikus iratok elektronikus aláírásait és időbélyegzőit is automatikusan képes ellenőrizni az iratkezelő.
• A kimenő iratokat a rendszer automatikusan feltölti a hivatali kapura, majd fogadja a visszaérkező vevényeket, igazolásokat a kézbesítésről, és azokat az irathoz csatolja.

A hivatali kapuról szóló e-learning kurzuson gyakorlati példákon keresztül ismerheti meg, hogy pontosan kivel és hogyan történhet a kommunikáció a hivatali kapun keresztül. Továbbá választ kap arra is, hogy:

• Hogyan lehet csatlakozni a hivatali kapuhoz?
• Milyen kötelezettséget és feladatokat ró ez a szervezet kijelölt felhasználóira?
• Hogy kell beállítani az iratkezelő rendszerrel történő integrációt?
• Az iratkezelőn túl milyen további szakrendszerekkel integrálható a hivatali kapu?

Ne feledje! Amennyiben elektronikus ügyintézésre kötelezett szervezetnél dolgozik, biztosítania kell az ügyfelekkel folytatott, hiteles, elektronikus kommunikációt, a kommunikációban résztvevő iratok hitelesítését vagy hitelességének ellenőrzését és az elektronikus űrlapok kezelését is. Ezekre a kihívásokra a hivatali kapu és az iratkezelő együttes használata jelentheti a hosszú távú megoldást.

Az e-learning előnyei

A hagyományos géptermi oktatással szemben, mely meghatározott keretek (idő, helyszín, létszám) között zajlik, az e-learning rugalmas, jobban alkalmazkodik az egyén igényeihez. A tanulók rendszerint elkötelezettebbek a tananyagok elsajátításában, ha a tanulásra fordított időt saját maguk oszthatják be. A megvásárolt e-learning licence-ek több hétig elérhetők partnereink számára.

Kurzus megrendelése